备用金管理制度及规范

1. 备用金管理制度及规范

法律分析：1.企业各部门填制备用金借款单，一方面财务部门核定其零星开支便于管理;另一方面，凭此单据支给现金。
2. 各部门零星备用金，一般不得超过规定数额，若遇特殊需要应由企业部门经理核准。
3.各部门零星备用金借支应将取得的正式发票定期送到财务部门备用金管理人员手中，冲转借支额或补充备用金。
法律依据：《企业会计准则—基本准则》 第二十条 资产是指企业过去的交易或者事项形成的、由企业拥有或者控制的、预期会给企业带来经济利益的资源。前款所指的企业过去的交易或者事项包括购买、生产、建造行为或其他交易或者事项。预期在未来发生的交易或者事项不形成资产。由企业拥有或者控制，是指企业享有某项资源的所有权，或者虽然不享有某项资源的所有权，但该资源能被企业所控制。预期会给企业带来经济利益，是指直接或者间接导致现金和现金等价物流入企业的潜力。

2. 备用金管理制度及规范

1.实行《备用金制度》有利于各办事处工作人员用心灵活地开展业务，从而提高工作效率，但务必做到专款专用，专人专账管理，不得挪用和贪污，一经发现严录肃处理2.备用金是各办事处工作人员用作日常办公用品开支、项目管理及实施、差旅费等以现金方式借用的款项

3. 备用金的两种管理制度有什么不同？

为了加强公司对有关部门及各项目部备用金的管理，规范借款行为，提高资金利用效率，夯实成本费用核算，减少资金损失，特制定本制度。

一、本制度适用于公司各部门及所有项目部。

二、备用金范围

1、采购员零星采购备用金;

2、个人因公出差零星开支备用;

3、经常性的零星开支备用金;

4、项目兼任财务人员备用金;

5、其他备用金。

三、实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用、转借他人或用于其他用途，一经发现，将严肃处理。

四、备用金借款和报销手续程序

1、工作人员需临时借用备用金时，先到财务部索取“借款单”，财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”，一式两联，借款人按规定的格式内容填写借款单，并按流程办理签字手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整，经审核无误后才能办理付款手续。

2、借款人员完成业务后应在三日内到财务部索取“报销单”，填写好“报销单”的各项规定内容，并经主管领导审批后，再将“报销单”返回财务部，财务人员根据财务制度规定认真审核无误后，办理报销手续。

3、借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。

4、因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围;使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。经管人员必须按月定期向公司财务部申报备用金使用情况，前账未清，不得继续借款。对因特殊原因不能按时结算的，须提前向财务负责人说明原因，经财务负责人同意后，方可延期。

五、备用金额度

1、采购员借用的零星采购用款，单次不得超过5000元，超过5000元的材料采购，应由供货方持合法、真实、完整的原始资料，按规定的程序经审核批准后，到公司财务部或项目部财务人员处办理货款支付、结算手续。单笔超过10000元的采购，必须按照工程部制度规定，走合同审批程序采购。

2、员工因公出差借款，按预计出差天数、往返路费、住宿费等支出核定借款额度。

3、各工程项目备用金，视各项目情况不同，备用金额度暂定为每周1万—5万。特殊情况，需由项目经理提前向总经理说明情况，予以审批。

4、其他借款，根据实际情况核定金额。

六、备用金使用审批权限

备用金使用由部门负责人签字批准，部门负责人为备用金借款的第一责任人。

七、财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时清理。

八、借用备用金的人员应在两周内冲账，对无故拖延者，财务部发出最后一次催办通知后还不办理者，财务部有权从下月起直接从借款人工资中抵扣，不再另行通知。

九、所有各种备用金，必须在年末进行彻底清理，不允许跨年度使用。对因特殊原因必须跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销当年借款。

十、本制度由公司财务部负责解释和修订。

十一、本制度自下发之日起实施。

4. 备用金的管理

各预算单位领取的备用金应按国务院颁发的《现金管理条例》进行管理，单位所发生的经济往来，除规定的范围可使用现金外，其他应通过银行进行转账结算。备用金管理包括借支管理和保管管理。 1、企业各部门填制“备用金借款单”，一方面财务部门核定其零星开支便于管理；另一方面，凭此单据支给现金。2、各部门零星备用金，一般不得超过规定数额，若遇特殊需要应由企业部门经理核准。3、各部门零星备用金借支应将取得的正式发票定期送到财务部门备用金管理人员（出纳员）手中，冲转借支款或补充备用金。 1、备用金收支应设置“备用金”账户，并编制“收、支日报表”送经理。2、备用金定期根据取得的发票编制备用金支出一览表，及时反映备用金支出情况。3、备用金账户应做到逐月结清。4、出纳人员应妥善保管各种与备用金相关的各种票据。备用金的管理不论采用何种办法，都应严格备用金的预借、使用和报销的手续制度。 （一）定额管理定额管理是指按用款部门的实际需要，核定备用金定额，并按定额拨付现金的管理办法。用款部门按规定的开支范围支用备用金后，凭有关支出凭证向财会部门报销，财会部门如数付给现金，使备用金仍与定额保持一致。一般对用于费用开支的小额备用金，实行定额管理的办法；对用于销售找零用的备用金，按营业柜组核定定额，并拨给现金。各柜组可从销货款中经常保留核定的找零款，不存在支出和报销的问题。 （二）非定额管理非定额管理是指用款部门根据实际需要向财会部门领款的管理办法。在凭有关支出凭证向财会部门报销时，作为减少备用金处理，直到用完为止。如需补充备用金，再另行办理拨款和领款手续。对用于收购农副产品的备用金，在集中收购旺季时一般采用非定额管理的办法，在淡季零星收购时则采用定额管理的办法，实行交货补款。总而言之，无论实行哪种管理办法，都要建立健全备用金的领用、保管和报销等手续制度，并指定专人负责经管备用金。经管人员发生变动时，必须办理交接手续，以明确经济责任。备用金的核算，可在“其他应收款”账户内核算，也可单独设置“备用金”账户。它属于资产类账户，借方登记增加数，贷方登记减少数，余额表示库存的备用金数额，并按照领用单位或个人设明细分类账户核算。 1.设置批准制度对哪些部门、哪些业务实施备用金管理，应建立一个规范的申请、批准制度。2.定额管理制度对批准使用备用金的部门，必须根据需要事先核定一个科学合理的备用金定额。3.日常管理责任制度使用部门必须对备用金指定专人管理，并明确管理人员必须执行的现金管理制度、按规定的使用范围和开支权限使用、接受财会部门的管理及定期报帐等各项责任制度。4.清查盘点制度财会部门必须对备用金建立定期与不定期相结合的清查盘点，防止挪用或滥用，保证备用金的安全完整。5.审查入帐制度对备用金使用部门报销的所有票据，财会部门都要象对其他原始凭证一样，进行严格的审核后方能付款记账。

5. 公司备用金管理制度

公司备用金的管理原则

6. 如何管理备用金

这里的备用金是指企业财会部门事先预付给各部门的，用于各部门备用的一笔款项，一般用作零星开支、零星采购、售货找零或差旅费等。 1.备用金借支管理 （1）企业各部门应填制“备用金借款单”。 （2）各部门零星备用金，一般不得超过规定数额，若有特殊需要应由企业部门经理核准。 （3）各部门零星备用金借支应将取得的正式发票定期送到财务部门备用金管理人员（出纳人员）手中，冲转借支款或补充备用金。 2.备用金保管 （1）备用金收支应设置“备用金”账户。 （2）备用金账户应做到逐月结清。 （3）出纳人员应妥善保管各种与备用金相关的票据。

7. 备用金如何管理和使用

备用金不得用于规定项目以外开支，否则分别视同坐支、挪用公款处理。由财务专人管理
备用金使用范围:单位备用金的使用范围是：（1）职工工资（不含国库统发人员）、奖金、津贴；（2）个人劳务报酬；（3）根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各种奖金；（4）各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他现金支出；（5）向个人收购农副产品和其他物资的价款；（6）出差人员必须随身携带的差旅费；（7）现金结算起点以下的零星支出。（8）经会计中心核实后确需支付现金的其他支出。

8. 备用金如何管理和使用

备用金不得用于规定项目以外开支，否则分别视同坐支、挪用公款处理。由财务专人管理
备用金使用范围:单位备用金的使用范围是：（1）职工工资（不含国库统发人员）、奖金、津贴；（2）个人劳务报酬；（3）根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各种奖金；（4）各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他现金支出；（5）向个人收购农副产品和其他物资的价款；（6）出差人员必须随身携带的差旅费；（7）现金结算起点以下的零星支出。（8）经会计中心核实后确需支付现金的其他支出。