人社部明确可使用电子劳动合同是怎么回事？

1. 人社部明确可使用电子劳动合同是怎么回事？

2020年3月4日，人力资源社会保障部办公厅印发的《人力资源社会保障部办公厅关于订立电子劳动合同有关问题的函》。文件明确，用人单位与劳动者协商一致，可以采用电子形式订立书面劳动合同。
文件明确：用人单位与劳动者协商一致，可以采用电子形式订立书面劳动合同。采用电子形式订立劳动合同，应当使用符合电子签名法等法律法规规定的可视为书面形式的数据电文和可靠的电子签名。用人单位应保证电子劳动合同的生成、传递、储存等满足电子签名法等法律法规规定的要求，确保其完整、准确、不被篡改。符合劳动合同法规定和上述要求的电子劳动合同一经订立即具有法律效力，用人单位与劳动者应当按照电子劳动合同的约定，全面履行各自的义务。
在远程办公热潮下，电子签章成为高效助推剂，在各级政府部门的积极推动下，人事文件电子化签署已成趋势。
电子签章系统已经为各个行业组织推出了人事文件电子化签署方案：通过集成，让HR系统具备签署能力，围绕组织人事管理生命周期为各类人事文件的签署提供“身份认证、电子模板、电子印章、电子签署、数据存证以及防伪输出”等服务，全面解放HR。
除了劳动合同，电子签章还可以被用于员工在职或离职环节的多个应用场景，形成员工人事全生命周期在线化管理：

2. 人社部“强推”电子劳动合同，企业使用时需要注意什么？

前段时间，人力资源和社会保障部公众号推文刊发人社部印发的《人力资源社会保障部办公厅关于订立电子劳动合同有关问题的函》。

文件明确：用人单位与劳动者协商一致，可以采用电子形式订立书面劳动合同。采用电子形式订立劳动合同，应当使用符合电子签名法等法律法规规定的可视为书面形式的数据电文和可靠的电子签名。用人单位应保证电子劳动合同的生成、传递、储存等满足电子签名法等法律法规规定的要求，确保其完整、准确、不被篡改。符合劳动合同法规定和上述要求的电子劳动合同一经订立即具有法律效力，用人单位与劳动者应当按照电子劳动合同的约定，全面履行各自的义务。
其中“用人单位应保证电子劳动合同的生成、传递、储存等满足电子签名法等法律法规规定的要求，确保其完整、准确、不被篡改。”这一点尤其重要，这是保证电子劳动合同拥有法律效力的基础。
根据《电子签名法》对可靠电子签名的规定，“锁定签约主体真实身份、有效防止文件篡改、精确记录签约时间”的电子签名才是有法律效力的电子签名。
个人和普通的企业想要制作出可靠的电子签名的可能性微乎其微，而有资质的第三方电子签名平台则会通过多种技术来保障制作的电子签名的法律效力。

作为国内领先的第三方电子合同平台，我们实现的技术有：
1、实名认证技术：我们的电子合同平台与权威的CA机构合作，为用户提供CA证书，并接入公安部eID认证系统，确认用户身份的真实性；
2、防篡改技术：我们的电子合同平台采用国际通用哈希值技术固化原始电子文件数据，可轻松识别文件是否被篡改；
3、第三方取时技术：我们的电子合同平台采用先进的第三方取时技术，可精确地记录签约时间；
4、完善的法律服务：我们的电子合同平台可为用户提供出证报告、司法鉴定、网络仲裁等后续法律服务，解决电子合同法律纠纷问题，保障电子合同的法律效力。

3. 人社部鼓励电子劳动合同，电子合同的技术已经成熟了吗？

电子合同的技术早已经成熟了，实际上早在2005年，《电子签名法》就已颁布，早在今年之前就已经有很多有远见的企业使用电子合同给企业的人力资源管理降本增效了，只是电子合同并没有进入更多的传统中小型企业的视野。


采用电子形式订立劳动合同，应当使用符合电子签名法等法律法规规定的可视为书面形式的数据电文和可靠的电子签名。
用人单位应保证电子劳动合同的生成、传递、储存等满足电子签名法等法律法规规定的要求，确保其完整、准确、不被篡改。
符合劳动合同法规定和上述要求的电子劳动合同一经订立即具有法律效力，用人单位与劳动者应当按照电子劳动合同的约定，全面履行各自的义务。
从以内容可以看出，人社部此文主要表达了两个方面
1、肯定了电子劳动合同的法律效力，认定其为书面劳动合同，直接且清晰地回应了此前诸多企业、HR及员工顾虑的问题：有法律效力吗？相关部门认不认？——有效，且适用。
2、对合法合规的电子劳动合同需满足的条件作出要求：完整、准确、不被篡改，为企事业单位在选择供应商时提供参考依据。


人社部的发文，意味着电子劳动合将进入更多企业的视野，同时也打消了企业对电子合同的顾虑，而作为国内领先的电子合同平台，在保障电子合同法律效力的基础上，安全高效等优我们势必将成为更多企业HR场景的选择。

4. 看到人社部鼓励电子劳动合同的新闻，我们公司还在使用传统合同，是不是已经落后了？

可能每个企业都有自己的考虑，也不排除企业对电子合同的不了解从而造成的不信任，但从客观的角度来说，有效的电子合同更安全、更透明、也更能为企业的人力资源管理降本增效是一定的，也是企业人力资源管理的必然发展方向。
在保障电子合同法律效力的基础上，成本低、效率高的灵活用工是企业使用电子劳动合同的主要优势，而对近期的大环境来说，避免接触也是不可忽视的，对很多企业来说，电子合同更是在现阶段企业顺利开展业务的重要工具。
 

人力资源作为“推动经济社会发展”的第一资源，信息化于之已势在必行。特别是对于制造业、餐饮业、零售业等劳动密集型产业，员工流动高频且大量，往往需要多达数十个的印章调用及管理，而且纸质合同产生的大量用纸、打印、邮寄、仓储等成本，一些大型公司不仅需要为纸质劳动合同规划专门的仓储空间来存放，同时对仓储空间的温度、湿度等都有严格的控制要求，甚至在员工离职多年后，还需定期组织销毁累积的大量历史资料，人力、物力、效率问题日趋严重。
电子劳动合同由于全线上签约管理，并采用了实名认证、防篡改、第三方取时技术，在保障产品符合《中华人民共和国电子签名法》对“可靠电子签名”的四要素要求的同时，免除了集团HR邮寄、打印、核对纸质合同的工作，既加快了效率、降低了风险，也提高了员工办理入职手续的体验度和满意度。

5. 人社部为什么赞成使用电子劳动合同？

除了疫情的原因外，更重要的原因在于相比线下劳动合同，电子形式优势明显。
毫无疑问，电子劳动合同效率更高，成本更低，操作更灵活便捷。同时，电子劳动合同还能提高管理水平，降低风险。线下纸质劳动合同签订除了存在发生代签、冒签与缺签的风险外，还容易出现劳动合同存档丢失的情况，这些都可能在无形中给企业带来潜在的劳动用工经营风险。

6. 人社部鼓励网上签约，使用电子劳动合同，但电子劳动合同怎么签才有效呢？

近日，人力资源和社会保障部公众号推文刊发人社部印发的《人力资源社会保障部办公厅关于订立电子劳动合同有关问题的函》。

大家注意这句话：“用人单位应保证电子劳动合同的生成、传递、储存等满足电子签名法等法律法规规定的要求，确保其完整、准确、不被篡改。”
那么电子签名法又是怎样的规定的呢？
第十三条电子签名同时符合下列条件的，视为可靠的电子签名：
（一）电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有；
（二）签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制；
（三）签署后对电子签名的任何改动能够被发现；
（四）签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。
当事人也可以选择使用符合其约定的可靠条件的电子签名。
第十四条可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。

也就是说“锁定签约主体真实身份、有效防止文件篡改、精确记录签约时间”的电子签名才是有法律效力的电子签名。
那么怎样制作这样的有效电子签名呢？这就需要技术手段来实现，个人和普通的企业想要制作出可靠的电子签名的可能性微乎其微，而有资质的第三方电子签名平台则会通过多种技术来保障制作的电子签名的法律效力。
作为国内领先的第三方电子合同平台，我们实现的技术有：
1、实名认证技术：我们的电子合同平台与权威的CA机构合作，为用户提供CA证书，并接入公安部eID认证系统，确认用户身份的真实性；
2、防篡改技术：我们的电子合同平台采用国际通用哈希值技术固化原始电子文件数据，可轻松识别文件是否被篡改；
3、第三方取时技术：我们的电子合同平台采用先进的第三方取时技术，可精确地记录签约时间；

除此之外，我们还可提供完善的法律服务，如为用户提供出证报告、司法鉴定、网络仲裁等后续法律服务，解决电子合同法律纠纷问题，保障电子合同的法律效力。
而在我平台签署电子合同也是非常方便快捷的，一键签署流程如下图：

多年来我们也在不断打磨自身产品，全方位布局智能化。我们的电子合同SaaS产品功能，在原有实名认证和合同签署的两大核心功能基础上，增加了组织管理、审批管理、印章管理、合同起草、合同模板管理、公证存证六大模块。较早前，我们还发布了手写笔迹识别、碎片化存储机制、文印安全防伪等多项技术。此外，针对线上司法处置通道缺失、电子证据效力认定标准不一等问题，我们推出了“实槌”保全系统，以实现证据保全、实时出证，在为客户提供电子合同服务的同时，提供更专业高效的法律保障服务。

7. 与用人单位签订电子版劳动合同，那么电子版的劳动合同，是否有效

8. 为什么很多企业在人事管理中都在使用电子劳动合同？与纸质合同相比有什么优势吗？

使用优秀的第三方电子合同平台，不仅可以保障电子合同的法律效力，还能在节约成本、方便快捷、安全性、法律服务等多方面为企业提供更全面的帮助。
 

电子合同会为HR带来 “三高一低”：“高安全性、高准确度、高效率、低成本”。
首先，优秀的电子合同为每位HR同学带来的将是一个高安全性、封装完整、全系加密、可信有序的全新合同签署和管理系统。用了电子合同，完全可以杜绝过往文件丢失、损毁等风险，在安全性上更进一步。
其次，电子合同能够为你带来更加准确、人性化的工作体验。电子合同普遍具有准确性的特点。一套完善的电子合同SaaS系统能够让你在多个终端，包括手机上，实时的去查看、归档、修改和下载各类文件合同，手工带来的不便和错误将不复存在。
再次，电子合同同时也会为你带来更高效的办公效率。无论是因为使用线上的方式而让你不再需要邮寄纸质文档，还是由于移动办公的方式使得多人可以实时、独立对合同、文件进行审批、签署、归档等各类工作。这些改变都会把关于合同的一切工作行为变得更加简单、高效、有序、顺畅。
最后，降低成本。我们可以想象一下最简单的两个不同城市的公司签署一份合同的场景。双方需要来回邮寄合同文件，而在线签署电子合同成本将大大降低，再加上仓储和合同管理所带来的人力和空间成本。所以成本的区别也让我们对于这两种签约方式的优劣，高下立判。
总之，电子合同已经进入各个领域的各个场景中，不管是互联网行业还是传统行业，无论是交易合同还是劳动合同，电子合同都是企业实现数字化转型无纸化办公以及降本增效的利器。