无纸化办公的好处是什么?

2024-04-28

1. 无纸化办公的好处是什么?

工作效率提高 2.省钱 3.环保
随着现代化、信息化建设步伐的加快,新型的网络化办公方式向传统的“公文往返式”办公提出挑战,方便、快捷的电子政务得以推广。同时又给电子文件与传统的纸质文件办公是如何相容带来新的课题,本文就网络环境下的“无纸化办公”谈一些初浅的认识,与大家共同探讨。  
工作效率提高
许多原本繁杂冗余的工作都在手指的点击下轻松完成,这种办公方式极大地提高了工作效率,减轻了工作负担。
省钱
节约了发送纸质文件所需的邮资、路费、通讯费和人力,不仅有效提高了办公效率,而且节省了大量相关办公开支。实行网络化办公使得纸质文件大量减少,随之而来的印刷、用纸等办公费用也相应缩减
环保
无纸化办公能最大程度的减少对纸的使用,这样购入的纸少了,对废纸的后期处理也方便很多,这样也就更环保了

无纸化办公的好处是什么?

2. 无纸化办公跟有纸化办公各有什么好处?

‍‍无纸化办公更加方便快捷一些,相比有纸化办公,效率提升不是一点半点。但是有纸化办公也是有优点的,在信息专递命令转达上,可以有更多空间,人性化程度更高一些。一个懂得使用现代化管理的企业将为企业带来更大的效率和效益,办公速度和质量的提高是直接影响了一整个团队乃至企业的执行力的提升的!所以现在很多企业已经开始运用OA自动化办公系统来运行整个公司了!英文OFFICE AUTOMATION简称OA,翻译过来的话就是办公自动化。基于工作流的概念,使企业内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作。‍‍

3. 无纸化办公的好处是什么?

很多人都知道无纸化办公的含义,可我们还没有见到哪个公司真正实现了无纸化办公。那么无纸化办公还有提的必要吗?我同很多人交流过这样的问题,大家对此还是深有感触的。
人们提的最多一个疑问就是,企业实施无纸化办公的手段就是上一套办公自动化软件,可实施以后纸张没有减少,反而用得更多了。有的企业或者部门的领导计算机应用水平有限,不愿意用计算机来处理一些工作,还乐于用纸张的形式,感觉牢靠一些。甚至部门之间还存在攀比现象,看谁打印的清晰漂亮,你用针式打印机,我就用激光打印机,你是黑白的,我就用彩色的。所以有时候一些领导的喜好导致了大量纸张的浪费。办公自动化的发展为节约用纸甚至无纸化办公提供了可能性,例如电子邮件和互联网可以很方便地把有关的信息资料提供给需要的各方,当然也可以保存下来,而不必再以纸张作为载体。但良好的愿望不等于现实,现实是:全球办公用纸仍在以每年4%~7%的速度增长,按照这种速度,再过10年,全球办公用纸将增加一倍。
也有一些人认为无纸化办公加大了用纸量是暂时的,就如同打拳一样,出拳前手要先缩回来,然后出拳才能更有力,现在的大量用纸是为了未来的无纸化。此话听起来有理,细细品味感觉到人们对无纸化的理解是那么的有限。实际上企业花钱,建立局域网,连上互联网就不仅仅是为了省点纸。当然办公费用可以通过建立办公自动化系统可以得到不断降低,可建立系统的出发点应定位到提高办公管理水平上来。
目前关于办公自动化的标准还正在形成,很多厂家的产品所包含的内容也大不相同。但大家心目中的系统应该包括:公文处理、电子邮件、会议管理、档案管理、信息发布、电子论坛、工作管理等内容。实际上办公自动化系统经过几年的发展,内容上、形式上都发生了很大变化。我国的办公自动化系统经过从80年代末至今10多年的发展,已从最初提供面向单机的辅助办公,发展到今天面向企业级应用的大型协同工作管理。国内办公自动化系统目前已经经历了三个发展阶段,实现了两个革命性的飞跃。从80年代中期起步的第一代办公系统以个人电脑、办公套件为主要标志,实现了数据统计和文档写作电子化,完成了办公信息载体从原始纸介质方式向电子比特方式的飞跃。从20世纪90年代中期开始,随着以Lotus Notes为代表的工作流群件技术的面世,以及网络通讯技术的长足发展,办公自动化系统发生了第一次革命性演进,第二代办公自动化系统以网络技术和协同工作技术为主要特征,实现了工作流程自动化,实现了收发文从传统的手工方式向工作流自动化方式的飞跃。随着21世纪知识经济时代的来临,知识成为经济增长和社会发展及企业成长的关键性资源,最大限度地掌握和利用知识越来越成为企业与机构信息化建设的核心。对知识前所未有的重视,使以工作流为中心的办公自动化系统开始提升到以知识管理为核心的第三代办公自动化系统。
虽然办公自动化系统已经和知识管理等新的管理思想相融合,可当我们在企业中进行调研过程中发现,目前还有很多不尽人意的方面,影响了无纸化办公的进程。
1、对办公自动化系统的理解差别很大
在很多人眼里,办公自动化系统主要是处理一些公文、收发电子邮件,实现纸面作业计算机化。实际上有这样思想的大有人在,殊不知办公自动化大有学问,涉及到行为科学、管理科学、社会学、系统工程学等学科,办公自动化的应用已成为企业管理现代化的标志之一。
办公自动化的核心问题是如何提高日常的办公效率问题。因此我们日常工作的所有内容都可以归入办公自动化系统处理的范畴,如文字处理、传真、申请审批、办公用品、公文管理、图书管理、会议管理、资料管理、档案管理、客户管理、订货销售,甚至库存管理、生产计划、技术管理、质量管理、成本管理、人事管理等等,都可以归纳到办公自动化软件的处理范围之内。
前面我们提到的标准问题,即办公自动化系统包括哪些内容,大家众说纷纭,没有固定的说法。这样就导致了软件公司通常的做法:先把办公自动化系统根据自己的想法赋予一些简单的功能,形成一个框架,企业有需求的时候,再加上企业使用人员提出的功能需求,进行定制开发。这样的结果是企业提啥,软件公司就开发啥,尽量满足企业的需求。虽然看起来是以客户为中心,实际上这其中存在很多问题。例如办公自动化系统应该渗透很多新的管理思想,例如协作办公、知识管理、客户关系管理等等,不要成为手工作业的翻版。如果只是按照客户的要求去做,没有一套好的管理思想去指导企业的办公管理,称不上好的办公自动化,对双方都没有好处。对于软件公司而言,开发的难度加大了,不易推广;对于企业而言不能借助办公自动化系统来提升管理,得益相对降低。所以办公自动化系统不会像财务软件一样很容易得到推广,主要是财务系统有国家的政策和标准支持,有比较规范的做法可遵循,目前办公自动化系统还做不到。
2、领导和使用人员的思想意识还需提高
无纸化办公要成为现实,改变人们的观念和习惯非常重要。在人们的传统观念中,“白纸黑字”具有一定的权威性,是真实可信的,领导人还可以直接在纸上圈阅或作批示。人们阅读纸上的东西比较容易放松,而且不受时间地点的限制,书面的东西便于携带。另外,纸张有明显的优点:同电脑屏幕相比,对于印或写在纸上的内容,即使在照明条件很差的情况下,我们也能看得比较清楚,我们还可以很容易地在纸上随意评注修改。同样内容手写件比电子邮件或软盘存储所显示的信息量更多,身体语言流露其中,通过笔迹你可以感觉对方的情感、性格、文化修养等多方面的信息。
这只是一些人留恋纸张的想法,可信息化带来的便利却更多更多,是原来利用纸张的方式无法比拟的。例如:信息共享的优点,使你无论在何地,只要能连上互联网就能办公,网上办公室已得到人们的认同。特别是通过ASP的方式实施办公自动化系统,也不需要在企业内部的网络上再安装复杂的应用程序软件,只需要在ASP服务提供商取得相应的用户名和密码就可以分配给自己的员工来使用网络办公室中的人和功能了。还有第三代办公自动化系统在第二代的基础上,提供了处理各个环节的相关知识,确保每一个使用者,都能够随时随地根据需要,向专家学习、向企业现有知识学习,使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变,从而在提升每个员工创造能力的过程中,大大提高企业与机构的整体创新和应变能力。
也有很多使用人员不愿意使用办公自动化系统的原因很简单,就是系统要求输入很多原始数据、信息,大家的工作量要加大,特别是涉及到一些部门和个人利益的数据,大家潜意识中就不愿意公开。所以在系统的推行过程中会存在一些阻力,特别是项目要有一把手的参与,这儿提出的一把手不仅仅是企业的一把手,还应包括各部门的负责人。
3、办公自动化技术也需要不断创新
在办公自动化系统的应用过程中,一些技术的应用也会推动其发展。很多领导提到的一个的重要问题就是签名的事情。实际上还有很多技术细节需要完善,像网络签名认证技术、局域网络通讯、文件网络广播等等。
举个例子来说:在应用计算机实现文件批签流转过程中,当用户都在计算机上批签修改文件时,如何保留不同用户的修改痕迹,是用户十分关心的问题。在手工批签时,不同人有不同的笔迹,因此很容易识别,但在计算机上修改编辑文件,要保留各人的痕迹却不是一件简单的事情。有的系统对这一问题的处理方法是:对每个人修改过的文件都做一个拷贝,然后比较2个拷贝之间的不同点。这种方法不够直观,也不符合用户平常的工作习惯,而且由于要保存多个拷贝,严重浪费空间。有些系统自己编写一个编辑软件,用户在编辑软件中起草和修改文件,但因为使用的编辑软件是自己设计编制的,与OA系统能够无缝紧密地连接,所以不同用户修改的痕迹可以较方便地显示。虽然这种方法比较灵活,但自己编写的编辑软件在功能上很难与主流字处理软件(Microsoft Word、WPS Office等)相比。另一方面,如果最终用户已经熟悉了某个商用字处理软件的操作,很难再接受其他编辑软件。
相信这些问题,大家都已经看到了,并且一些公司已经有了很好的解决办法。可在目前的应用过程中还存在你有的技术,我没有;我有的技术你没有。导致了很多办公自动化软件公司的水平参差不齐,不能合作利用对方的优势,特别是在我们身边很多中小型的软件公司不能充分合作,经常出现恶性竞争,导致双方都得不到长足发展。
4、与其他系统的集成必将成为瓶颈
在企业工作的人们都知道,一般除了办公自动化系统,企业信息化还有很多内容,例如财务系统、生产管理系统、进销存管理系统、人力资源管理系统、CAD、CAPP等等。目前企业的应用现状是:由于很多原因导致了大量的信息孤岛式的建设,他们之间很少能够紧密协调起来。各个系统之间无法进行数据联系,导致大量的重复劳动,也导致数据不准确。信息孤岛的存在导致信息存在很大的冗余,存在大量的垃圾信息,信息交流的一致性无法保证,个人、部门之间难于进行信息共享,领导也难于统揽全局。由于系统是有多个供应商提供的,即使想集成也存在很多难度,特别是数据库不统一造成集成难度增加,更重要的是相互的配合也会成为很大的问题。目前中国具有信息系统的绝大部分企业都存在这样的现象。
“信息孤岛”的问题已经严重地阻碍了企业信息化建设的整体进程,使企业进行新一轮投入时,瞻前顾后,难于决断。而解决“信息孤岛”的问题的关键不仅仅是软件方面的技术,更重要的是在企业的流程管理和相关技术的标准化等方面。所以在企业实施办公自动化系统前就要做好规范的整体规划,不要想通过“接口”把分散的系统连接起来。原先孤立分散开发的应用系统不可能通过大量的接口将它们简单地连接起来,而必须通过重新进行统一规划和构思,建立起一种整体性信息系统模型,才有可能实现系统集成。

无纸化办公的好处是什么?

4. 浅谈无纸化教育有什么优势

可以呀!当然可以啦。无纸化教学现今呈现出了上升态势。越来越多学校有了启动这一计划的想法,西方国家推行较早,而在亚洲,韩国、日本率先将无纸化教育列入了国家的发展战略当中。中国沿岸城市也纷纷作为试点,推行无纸化教育。我处在东莞,我都能感觉到了这种趋势,远的不说,我住的社区旁边就有一家公司主推枣尚无纸化教育系统的,应用反响挺不错的!
 
理论上讲无纸化有利于环保,因为可以少伐树,少毁林。但是,伐木工吃什么?造纸厂关了工人要失业。无纸化要大量地使用电脑等设备,那么生产和使用电脑离不开靠燃煤发的电,电脑等设备是否会产生对人体有害的电磁辐射?最后 废旧电脑的回收处理也会有环境污染的问题。
总而言之,有利有弊,利大于弊。

5. 无纸化的概念

无纸化是信息化进程的一个理想目标,其涉及无纸化厨房 、无纸化交易 、无纸化办公 、无纸化阅读、无纸化考试 ,甚至无纸化社会 等等。这个目标的实现本身就是一个循序渐进、持续发展、逐步认识的过程,它是一个涉及到技术实现、法律完善、社会应用、制度创新等各方面的系统工程。其最关键的是技术实现,要解决电子信息能够长期保持原始性、完整性、不可抵赖性等问题,目前得到法律认可的方案是采用版式文档 形式的数据电文 ;最基础的是法律完善,要解决法律、制度的认可、明晰、改进问题,目前联合国国际贸易法委员会的《示范法》、我国的《电子签名法》等对此都制定有较宏观的条款,但很少在具体的程序法中加以落实;最需要的是通过社会应用和制度创新的试点和验证,要解决用户习惯、利益格局、营销运维、突破传统等问题,特别是既要认识到这不是一个急功近利一次性行为,也要克服等待、观望的消极态度。理想和科学的推进过程是:首先要从技术实现入手解决能够无纸化的问题,再通过社会应用和制度创新验证无纸化的可行性,继而梳理和完善法律制度实现无纸化的合法性,并持续这个进行验证和完善的过程达到无纸化的可持续。

无纸化的概念

6. 无纸化办公的好处?

枣尚无纸化办公其实也就是办公自动化的一个小功能,其可以应用于普通的文件和实物扫描,更可以作为摄像头使用,进行图像的实时传播。

  其还具备配套软件整合多种应用功能,如定时扫描、实物投影、OCR识别、文档图片编辑与导出、电子邮件等,多种实用性功能集于一身,扫描录入与分类储存,实现无纸化作业。配备专业文稿定位台,设置A4、A5幅面以及名片定位格,文稿扫描轻松定位;采用人性化折叠式设计,左右两边折叠收起体积立减,移动办公随心所欲。采用USB供电方式,无需其他外接电源,大幅减少电力耗费;实现全程数码操作,无纸化作业有效避免污染,低碳节能创造绿色办公环境。

7. 无纸化办公的优点有哪些?

无纸化办公是指不用纸张办公。无纸办公会大降成本。那么无纸化办公的优点有哪些呢?
  
  1、 网络安全性:领导办公可以与工作的各环节紧密结合,动态电子签名认证保证了领导签名内容的不可更改性和来源的真实性。用户可以利用动态电子签名认证可以实现可靠的身份确认功效,比传统键盘密码更安全、更有效。用动态签名认证来替代传统密码口令验证,极大增加系统中信息的安全性,而且使用更加方便,更加容易。
 
  2、 高度的灵活性:具备无纸化办公属性的硬、软件可以大大减少重复劳动,可以使各个部门、各个环节的单独处理工作串联起来,也能处理流程上多环节的任务。可以方便进行各个环节的审核、批复、签字,可以进行不同环节批复与查询
 
 关于无纸化办公的优点有哪些的相关内容就介绍到这里了。

无纸化办公的优点有哪些?

8. 无纸化办公能带来什么好处?

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无纸化办公能带来什么好处?【提问】
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您好,很高兴为您解答😊随着人们环保意识的增强,以及各行业对办公模式需求的不断升级,现代化、信息化建设步伐的加快,无纸化办公已经由概念逐渐应用到多个行业领域中。这也为企业或其他节约了成本,方便快捷地完成工作。【回答】
希望以上答案对您有所帮助,如果您对我的回答满意的话,麻烦给个5星赞哦!😊【回答】
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