四象限法则的介绍

1. 四象限法则的介绍

究竟什么占据了人们的时间？这是一个经常令人困惑的问题。著名管理学家科维提出了一个时间管理的理论，把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，基本上可以分为四个“象限”：既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。这就是关于时间管理的“四象限法则”。

2. 四象限”法则

“四象限” 法则：
  
 闭上眼睛认真地想一想：哪些事情对你来说很重要，是必须要做的？哪些事情是你想要做的？哪些事情是可以找别人帮忙做的？哪些事情是可以省去不做的？
  
 美国管理学家史蒂芬·柯维提出了时间“四象限”法则，把事情按照 “重要” 和 “紧急” 两个不同的维度划分成了四个象限。
  
  
 第一象限是既重要又紧急的事情，需要马上做。比如：完成当天的在线学习、讨论、作业、打卡等。
  
  
 第二象限是重要但不紧急的事情，需要计划做。比如：准备阶段性的考试、阅读书籍、健身计划、学习一样特长、交一个好友。
  
  
 第三象限是紧急但不重要的事情，可以选择做，也可以找别人帮忙做。比如：同学发信息找你打游戏，快递打电话叫你取快递。
  
  
 第四象限是既不紧急又不重要的事情，可以减少做。比如：玩游戏、看电视。
  
  
 
  
 
  
 
  
 
  
 
  
 
  
 “四象限” 通关秘籍：
  
  
 
  
 Tip 1：优先完成第一象限的事情 
  
  
 帕雷托原则（Pareto’s principle）
  
  
 意大利经济学者帕雷托发现：在任何特定的群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子就能控制全局。也就是说，我们需要集中精力在能获得最大回报的重要事情上，而不要在无关紧要的事情上花过多的时间。
  
  
 
  
 
  
 Tip 2：多投资第二象限的事情 
  
  
 我们多花费时间在第二象限上，就可以减少第一、三象限事件的发生，获得更大的收获。
  
  
 
  
 
  
 Tip 3：第三象限的事情最具欺骗性 
  
  
 第三象限很紧急的事情造成了它很重要的假象，我们往往会因为紧急，而忘记考量它的重要性，把它排在了更重要的事情前面去完成，从而耗费了我们大量的时间。
  
  
 
  
 
  
 Tip 4：第四象限的事情可当调节剂 
  
  
 这个象限的事情可以作为前三个象限事情的调节剂。当我们感觉疲惫的时候，可以做一些不重要且不紧急的事情来调整自己的心态和身体。但如果我们一直沉迷于第四象限的事情，那就会耽误我们做其他三个象限事情的时间。
  
 试着把自己“宅家目标清单”和“每日任务表”中的事情根据“四象限”法则分类填写到四个象限中，制作自己的“四象限时间管理表”吧。

3. 四象限法则

“四象限”法中把所有待处理的事情按处理顺序划分：先是既紧急又重要的，接着是重要但不紧急的，再到紧急但不重要的，最后才是既不紧急也不重要的。
  
  
 时间四象限法的提出者是美国管理学家柯维先生，一经面世，得到众人的认可和支持，所以基本上现在如果要讨论时间管理，那么四象限法是必不可少的。
  
 这个法则的主要意思就是两个维度的变量划分成四个区间，然后按照四个区间的定义将我们的计划任务放进去。这两个维度分别是重要性和紧急性，由此划分成四个区间分别是重要紧急，重要不紧急，紧急不重要，不紧急不重要。
  
 何谓之重要?何谓之紧急?就如一千个人心目中有一千个哈姆雷特一样，一千个人也会对重要和紧急有一千个答案。每一个人、每一个岗位、每一个角色、，每一个阶段，可能对重要和紧急的理解都会有所差异。
  
 所以四象限法则不是教会大家找到重要和紧急事务的结果，而是灌输一个理念、传达一个信息---面对任何事务，我们心目中都要坚持这样一个原则就是不管什么时候我们都要坚持对准备接受的事务作出一个快速而准确的判断，这件事情对我而言是重要的吗，是紧急的吗?
  
 重要性主要是针对事务和我们已经设定的目标是否相吻合，吻合度越高就代表越重要，只是这个吻合度如何确定，那就只能是靠个人决定了!紧急的判断标准是事务完成的时间要求了，这个比较容易理解，难点是在如何确定多长时间要求才是紧急呢?
  
 这个标准各人也会有各自的标准的，只是一旦我们定下了标准，最好尽量不要改动它，因为一旦已经订好的标准经常变动，那么结果只能是你永远都不知道什么事情才是紧急的，那么你永远都会为所谓“紧急”的事情而在奔波忙碌。
  
  
 如果说我们已经在头脑中对四象限法则的四个象限有了一定的概念，我们自然就会想我们日常工作和生活当中的各类事情如何对号入座呢?哪些事情才是正确的对应那个象限呢?重要紧急：危机事件;重要不紧急：文案工作;紧急不重要：协调沟通;不紧急不重要：琐碎事务。
  
 危机事件外还要加上领导交办的紧急事务。这是一个现实情况，我们需要正视的情况，因为我们是团队组织架构，团队管理者交办的工作可以视为团队的紧急事务，当然也就是重要而紧急了，但是是这一条很容易就成为我们时间管理的黑洞，因为有时候领导交办的事务并不一定紧急，作为执行者最应该做得就是确认任务是否紧急是否重要。
  
 重要不紧急：写总结和计划，按照原定计划所开展的各类工作，如汇报、如拜访客户、如和家人出外聚餐等等;紧急不重要：临时协调事务、重要工作的重新办理;不紧急不重要：这个最难总结了，看看其他部门发的邮件，闲余时间打牌唱歌，看看小说上网浏览新闻，或者找个地方晒太阳发呆。
  
  
 不同的人、不同岗位、不同情绪、不同阶段的人对所谓重要和紧急的事情的定义都不尽相同，同一个人因为压力、情绪、心情的不同也有可能不同，看心理医生，进行情绪调节对很多人来说是不重要不紧急，但是如果对于一个遇到重大挫折且宣泄无门的人来说就是重要而紧急。
  
 对于一个连续加班N天，每晚工作到深夜、身心疲惫的人来说，看电影旅游散心等在其他人看来不紧急不重要的事情对其而言却是重要而紧急的。所以说我们在面对各种事物的面前，一定要结合自身的目标设定及身心状态来确定各个事务的象限归类。归类划分很重要，但更重要的是我们应该用什么样的方式来处理四个象限的事务，才能保证我们的时间管理能够有效进行。
  
  
 针对四个象限的事情，相当多的资料给出了这样一个处理的指导意见：第一象限的事情要马上去做，第二象限的事要安排好计划去做，第三象限的事是授权别人去做，第四象限的事是尽量不要做。我们接下来逐个破解，首先是重要而紧急的事情，要马上做，这是没有问题的，但是在处理这个象限的事务的时候我们要时刻都要记住这样一个原则，就是马上做之前还有一个动作，就是判断这件事情能否往第二象限重要不紧急的方向转移，或许大家的结论都是悲哀的，现实状况下几乎是不可能的，但是如果我们作为自己时间的管理者都不能坚持来主导自己的时间，那么根本就不会有人会帮助你管理时间的，这也是反映了时间管理的最重要原则就是自主性。在面对紧急重要的事务的时候首先思考能否转移，询问事务的发起者发表自己的意见争取将事务的性质进行转变，另外还有就是提前准备。
  
  
 第二象限是重要而不紧急，这一块的工作按道理来说就算是自己所做的工作计划中有序开展的内容了。因为是和目标高度吻合，而且已经提前做好了计划、有充分准备的工作，理所当然的这种类型的工作势必会是我们重视并且得到妥善处理的。
  
 而现实当中却是恰恰相反，第二象限的工作受到了第一和第三象限工作的挤压和阻拦，使得这个区域的工作很多时候由重要不紧急变成了重要而紧急，因为原本计划好的时间都被紧急的事情占用了，唯一的结果就是让不紧急变成了紧急。所以在对待第二象限的工作，我们要有一个坚持的态度，坚持一个原则底线，不管其他紧急的事情如何扑面而来，也不要让其影响到这个象限的事情。一旦发现紧急的事情造成恶劣的影响，有人就会说那我加班来处理不就行了嘛?
  
 加班就是一种不良现象，就是因为时间管理不科学才迫使你要加班，所以说时间管理中出现加班就是管理失败的表现了。在四个象限当中，第二象限的工作是最重要的也是最体现我们的时间管理的质量的，这是时间管理中的第一原则。
  
  
 第三象限是紧急不重要，这是一个很纠结的区域，既然是紧急的事情，那么按照我们的思维习惯那就要赶紧去完成它，但是它却不重要，也就是说它极有可能不在我们的目标范围之内的，是属于额外的不可预见的事情，而且最最为关键的是，这些紧急不重要的事情很有可能是由一些“极为关键”的人所下达的。稍微不慎，会导致极其恶劣的后果，那可如何是好。
  
 好多网络上的材料给出的指导意见是：授权别人去做。先不讨论这种方法的实际操作性，光是这种做法的逃避态度我觉得就不是很恰当了。凭什么别人就愿意接受你的授权呢?凭什么你就能授权呢?最重要的是?有多少人具备这种授权的资源呢?或许有些人能过做到，例如管理者确实可以将一些紧急不重要的事情，例如出席其他部门组织的一些本部门关联性较低的会议。但这些都是针对具备管理权限的人所设置的。最起码一点---授权是目标管理的一种手段，其存在的最基本因素是必须有部属。
  
 而对于大部分没有部属的人而言，授权似乎只是一种飘渺虚幻的概念而已。对待紧急不重要的事情，我给出的意见是可推则推，推不掉也要告诉对方你的态度，另外还有就是分门别类的把这些所谓的“紧急不重要”的事务记录下来，作为下次对方又要你处理类似事务的谈判筹码。当然，推的意思不是说要推卸责任，推的目的是在确认这项工作确实是属于你的工作职责范畴的基础上尽最大能力将其转化为不紧急的事务。在再说上面提到的授权，在我看来恰恰是这样的授权过多过滥，而导致了很多人每天不得不面对众多的“紧急而不重要”的事务的一个重要原因。或者我们的一些管理者在要求自己的部属在执行一些临时下达的任务的时候，想一想是否自己就是那个造成自己部属过于忙乱的原因之一。
  
  
 最后一个象限是不紧急不重要，相对而言，我是最不认可这个象限的说法的，哲学上说：存在的就是有意义的，任何事务都有着其存在的价值，就算是不紧急不重要，但并不代表它没有作用。但是翻遍我能看到的所有关于四象限法的材料中都对第四象限的事务是这样一个态度：不紧急不重要的事务，尽量取消不要去做。
  
 在讨论应该如何对待第四象限的事务前，我们首先来对这个定义套进我们认为想匹配的事务：看电影、锻炼身体、打牌、聊天、唱卡拉OK、浏览与工作无关的网页，我提供我的态度和大家分享：这些看似不重要的事情其实是我们工作和生活中的润滑剂，是调节工作强度和生活压力的的调和品，就拿锻炼身体来说，有些人会认为这是属于重要不紧急事项，所以有人会很有规划的锻炼身体，也有人喜欢看电影，所以计划每周看一场。
  
 所以结论就是：这些放在第四象限的事情有些我们要根据自己的价值观取向来决定是否需要调整，那些看似无关紧要的事情也请做好规划，只是规划的时候要有意识的将其所占时间的比例降到最低，例如打牌唱歌，每天都要参与，那就不是娱乐活动而是成为一份工作了。
  
  
 四个象限的事务因应其重要性和紧急性，在我们的时间安排中占据比例各不相同，这里给出一个参考比例大家可以对照自己的实际情况进比对分析，第一象限占20%，第二象限占65%，第三象限站10%，第四象限占5%。这些数值只是反映了一个概念，没有绝对的意义，因为实际上没有人能过做到准确无误的统计每时每刻所发生的事情所占用时间的绝对量。
  
 最后我们总结一下，时间矩阵也叫四象限法是提供给我们一项对待时间管理的工具和概念，让我们在做计划和面对各项事务的时候要有一种良好的态度习惯，不但要有主动积极的态度还要有科学合理的思维习惯。

4. 四象限法则这样用

每天我们都需要找出固定的时间（我的习惯是早中晚三次）对TODO List的任务进行处理组织，处理结束后，会得到六大清单：
  
 组织时，需要对“项目分解的下一步行动”、“抓紧去做”、“日程”三个清单进行优先级判定。这个时候首次调用四象限法则概念，根据自己的价值观、目标体系等长远视角，确定某个行动的优先级排序，将行动划分为：高、中、低、无四个优先级。
  
 但是，需要明确一点，这时候的优先级判断，是不需要考虑“紧急”这个属性的，只要考虑“重要性”就可以了。因为我们通常都要选择不受打扰的时间来完成处理组织，这个时候通常不会出现紧急的事件；还有另外一个原因，等下面说。
  
 当我们的行动管理系统已经都组织环节后，下一步行动清单中的所有行动都具备了优先级、情境、精力损耗等属性。但是，当制定今日计划，究竟从下一步行动清单中选择那个行动呢？原则也很简单——选择优先级最高的！但是，这样也存在一个问题，那就是当完成今日待办的时候，大量的行动的优先级都是最高级别的，那到底应该做哪件事情呢？
  
 所以，在当下，必须再次调整优先级。不要担心所有的事情都是优先级高的事项，调整了之后会让自己忽视。因为，今日待办是日程的一部分，是优先级最高的清单，我们需要的是在最高优先级的行动中再排出顺序。
  
 所谓计划不如变化快啊！当执行今日待办中的安排时，总是会有临时事件发生，这些事件出现时到底应该怎么做呢？这时候，就必须调用四象限法则来约束自己了！
  
 必须对突然发生的“中断事件”和原来正在执行的计划中的行动进行比较，比较的原则就是问一个问题：哪个重要，哪个紧急。如果中断事件的重要紧急程度低，那就可以放入TODO List；如果中断事件重要，就直接跳过处理组织流程，直接去分解、执行！
  
 现在看来，四象限法则并不难，就是几个概念，在日常执行的时候注意到就好了。但是，难就难在“注意”两个字！怎么才能提醒自己做前置判断呢，怎么才能觉察到自己的行动和思想方式，怎么才能让自己过上有意识的生活呢？
  
 先简单提提，以后再系统写写。方法不过有几种：

5. 四象限法则的关系

要事管理 - 时间管理的重要紧急四象限法则！

6. 四象限法则的重要观念

时间管理理论的一个重要观念是应有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上，这样可以做到未雨绸缪，防患于未然。在人们的日常工作中，很多时候往往有机会去很好地计划和完成一件事。但常常却又没有及时地去做，随着时间的推移，造成工作质量的下降。因此，应把主要的精力有重点地放在重要但不紧急这个“象限”的事务上是必要的。要把精力主要放在重要但不紧急的事务处理上，需要很好地安排时间。一个好的方法是建立预约。建立了预约，自己的时间才不会被别人所占据，从而有效地开展工作。

7. 四象限法则的策略

如果你总是有紧急又重要的事情要做，说明你在时间管理上存在问题，设法减少它。  尽可能地把时间花在重要但不紧急（第二象限）的事情上，这样才能减少第一象限的工作量。  对于紧急但不重要的事情的处理原则是授权，让别人去做。  不重要也不紧急的事情尽量少做。

8. 四象限法则的界限

如果把要做的事情按照紧急、不紧急、重要、不重要的排列组合分成四个象限，这四个象限的划分有利于我们对时间进行深刻的认识及有效的管理。第一象限这个象限包含的是一些紧急而重要的事情，这一类的事情具有时间的紧迫性和影响的重要性，无法回避也不能拖延，必须首先处理优先解决。它表现为重大项目的谈判，重要的会议工作等。第二象限这二象限不同于第一象限，这一象限的事件不具有时间上的紧迫性，但是，它具有重大的影响，对于个人或者企业的存在和发展以及周围环境的建立维护，都具有重大的意义。【案例】未雨绸缪，这是我国古代的一个成语，它的意思是说在下雨之前或者是不下雨的时候要先修缮房屋门窗，以防备下雨的时候挨雨淋。不下雨的时候并不需要急于修缮房屋门窗，修缮房屋门窗是不紧急的事情。不漏雨的屋子对于雨天来说绝对的重要，这件事在不下雨的时候准备，才能够保证在下雨天也不影响工作的进行。案例分析：未雨绸缪是对第二象限事件管理的形象描述。生活工作中好多重要的工作，都需要在事件出现之前做好准备，这就是制定计划的原因。制定计划的目的是把那些重要而不紧急的事情，按部就班地高效完成。因此要学会怎么样制定计划，怎么样做准备。计划、准备、学习、培训等事情都是重要的预防或者是重要的储备工作。第三象限第三象限包含的事件是那些紧急但不重要的事情，这些事情很紧急但并不重要，因此这一象限的事件具有很大的欺骗性。很多人认识上有误区，认为紧急的事情都显得重要，实际上，像无谓的电话、附和别人期望的事、打麻将三缺一等事件都并不重要。这些不重要的事件往往因为它紧急，就会占据人们的很多宝贵时间。第四象限第四象限的事件大多是些琐碎的杂事，没有时间的紧迫性，没有任何的重要性，这种事件与时间的结合纯粹是在扼杀时间，是在浪费生命。发呆、上网、闲聊、游逛，这是饱食终日无所事事的人的生活方式。